PDCA | Aprenda a resolver problemas com efetividade

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Hoje vamos continuar em nossa série de posts sobre como atacar problemas de nosso dia a dia de forma estruturada para obter resultados eficientes e mais que satisfatórios. No post passado (1 de 3), falamos sobre a correta definição do problema em si é a identificação de suas possíveis causas, usando o diagrama de espinha de peixe. Hoje vamos falar sobre PDCA. Mas o que afinal é isso? Já explico e digo que gosto muito em falar de PDCA.

Para ser sincero, o PDCA provavelmente é a ferramenta de resolução de problemas mais usada no mundo. Uma pena que muitas áreas (como a minha de saúde) conheça pouco essa ferramenta. Podemos usá-la para tudo e em qualquer lugar ou momento. Inclusive para melhorar algo que já está bom. E seu grande apelo está no fato de não apenas te ajudar a resolver um problema como de definir quem faz o que e quando, e de controlar de forma objetiva os fatos para que o problema não ocorra mais ou que aquela situação abordada tenha uma melhoria contínua.

Então sem mais perda de tempo vamos lá: PDCA é uma sigla para 4 palavras:

P – plan = planejar

D – do = executar

C – check = checar

A – act = agir

Veja a imagem ilustrativa;

Como o próprio nome diz, após a identificação do problema, é iniciado um planejamento de como resolvê-lo. O planejamento é a fase mais importante e demorada, apesar de poder ser bem simplificado uma vez que esse ciclo PDCA fica automático em nossa mente. Um ponto importante é que nessa fase de planejamento e depois na de ação, idealmente todas as áreas / setores / pessoas envolvidas (chamados de stakeholders) no processo a ser mudado ou ajustado devem participar. Isso aumenta a chance do plano de ação criado funcionar. Seguindo nosso exemplo do post anterior, supondo que a causa do atraso da cirurgia tenha sido a demora para limpeza de sala e montagem dos equipamentos da cirurgia seguinte, coloquei na figura exemplo de um simples PDCA para esse problema a fim de facilitar o entendimento.

Planejar corretamente ajuda a evitar novos entraves no meio do processo de correção do problema inicial. Significa gastar tempo agora para economizar tempo depois. Costuma-se dizer que nós brasileiros somos 20% planejamento e 80% execução. Enquanto o correto seria 80% planejamento e 20% ação. Pense nisso e reflita.

Ainda em relação ao planejamento (P – plan), para problemas simples eu gosto de definir o responsável pela ação a ser tomada (quem), o local a ser feito (onde), e o melhor momento, se imediatamente, após alguns dias ou semanas, etc (quando). Às vezes esses aspectos são definidos para mais de uma pessoa ou ator. Já para problemas mais complexos ou maiores, uso a ferramenta chamada 5W2H. Esta será detalhada no próximo e último post ok?

Uma vez criado o plano de ação, passamos à execução em si (D – do). A ação ou as ações foram definidas no planejamento e são realizadas de forma estruturadaconforme definido antes. Essas ações são realizadas de forma a englobar todas as pessoas envolvidas, motivando a todos para que o resultado final seja próximo ao objetivado. Falaremos mais do plano de ação no 5W2H.

E como saber se o plano de ação está sendo executado de forma correta e que estamos no caminho certo? É para isso que existe a fase de checagem (C – check). Ela inclui indicadores e medidas predeterminadas a serem realizadas periodicamente para se avaliar de forma objetiva o resultado de nossas ações. Senão fica tudo muito vago e subjetivo concorda? Esses indicadores e seu timing de avaliação podem e devem ser estabelecidos ainda na fase de planejamento por todos que estão ajudando a compor o plano de ação.

Finalmente, chegamos à fase final (A – act). Aqui temos que agir frente ao resultados encontrados na fase anterior. Se os resultados medidos na faze de checagem estiverem bons e dentro do esperado, as ações agora serão de manutenção para que a “peteca não caia” e/ou que o problema não se repita. Já se os indicadores estiverem aquém do previsto, as metas podem ser revistas, ou mais comumente um novo plano de ação é criado para corrigir o inicial e ajustar o curso do processo. E apesar de ser a última fase, na verdade o PDCA é um ciclo, que se reinicia aqui.

O post acabou ficando longo mas não queria deixar muita coisa de fora. Poderíamos falar muito mais ainda sobre cada fase mas ficaria cansativo para quem gosta de uma leitura rápida. Então, se você tem dúvidas, perguntas ou observações, não deixe de nos perguntar. Será um prazer responder. Nos vemos na parte 3!

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